本日は、各物件のプロジェクト開始時に行う「プロジェクトキックオフMTG」の様子をお届けします！
プロジェクトキックオフMTGとは、新たな物件のプロジェクトがスタートする際に、関係する部署や担当者が集まり、物件の概要や今後のスケジュール、それぞれの役割を確認するためのミーティングです。
主な目的は、次の3つです。
・「いつ」「誰が」「何を行うのか」を明確にし、業務の抜け漏れを防ぐこと
・各担当者が、依頼を受けてから動くのではなく、適切なタイミングで自発的に行動できる体制を整えること
・請負契約の締結後に関係者が集まり、工程表を確認しながら、竣工までに必要となる業務や連携事項を共有すること
FROMでは社員数はもちろん、進行するプロジェクトの数も増えています。
一つの建物が完成するまでには、企画や設計、建築、賃貸、管理、広報など、さまざまな部署や担当者が関わります。プロジェクトを円滑に進めるためには、それぞれが自分の業務だけを把握するのではなく、全体の流れを理解し、部署を越えて連携することが欠かせません。
そこで、プロジェクトの早い段階から関係者間で情報を共有し、竣工までの流れや各担当者の役割を明確にすることで、よりスムーズに業務を進められる体制づくりを行っています。
MTGでは企画部のMさんを中心に、各部署の代表者やプロジェクトの関係者、そして代表が参加して行われました。
まずは、プロジェクトの立地や周辺環境、建物のコンセプト、外観イメージなどの基本情報を共有していきます。
同じ資料を見ながら認識をそろえることで、各部署が物件の特徴や目指す方向性を理解したうえで、それぞれの業務に取り組むことができます。
その後は、竣工までのスケジュールが記載された工程表を確認しながら、各部署が「どのタイミングで」「何を準備し」「どの部署と連携するのか」を一つひとつ話し合っていきました。
例えば、建物の仕様やデザインが決まる時期、入居者募集に向けた準備を始める時期、ホームページやSNSで情報を発信する時期など、部署によって必要な情報や動き出すタイミングは異なります。
あらかじめ全体の工程を共有しておくことで、次に必要となる業務を各自が予測し、余裕を持って準備を進めることができます。
部署ごとに異なる視点を持ち寄ることで、一つの部署だけでは気づきにくい点を早い段階で確認できることも、キックオフMTGを行う大きなメリットです。
一つの物件が完成するまでには、多くの工程と多くの人の力が必要です。
今回のキックオフMTGを通じて、それぞれの担当者がプロジェクト全体の流れを把握し、共通のゴールに向かって動き出すための準備が整いました。
今後も部署間での情報共有や連携を大切にしながら、各プロジェクトを円滑に進めてまいります！
捗につきましては、今後もブログで随時ご紹介していきますので、ぜひ完成までの様子を楽しみにしていてください！
本日は以上です。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
